Charges récupérables : la liste complète 2026

Que sont les charges récupérables (ou charges locatives) ?

Tu encaisses le loyer, mais aussi une autre ligne sur ta quittance : les charges. Et là, attention, tu ne peux pas refacturer n'importe quoi à ton locataire.

Les charges récupérables, ou charges locatives, ce sont les dépenses que tu avances en tant que propriétaire, mais qui reviennent au locataire parce qu'il profite directement des services concernés. L'eau qu'il consomme, l'ascenseur qu'il prend tous les jours, le ménage des parties communes, l'entretien du jardin : logique qu'il participe.

Le principe est simple : tu paies d'abord, tu te fais rembourser ensuite, soit via des provisions mensuelles, soit via un forfait en meublé.

Mais tout n'est pas récupérable. La liste des charges récupérables est encadrée par la loi, et elle est limitative. Pas question d'y glisser tes gros travaux ou tes frais de syndic. On t'explique d'où viennent ces règles, ce qui rentre dans le panier du locataire, et ce qui reste sur ta facture.

Définition juridique : article 23 de la loi du 6 juillet 1989

Tout part de là. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 (la fameuse loi n° 89-462 qui régit les rapports locatifs) pose le cadre. C'est lui qui définit ce que tu as le droit de récupérer sur ton locataire, et à quelles conditions.

En gros, le texte dit trois choses :

• Certaines dépenses, dites charges récupérables (ou charges locatives), peuvent être refacturées au locataire en plus du loyer.
• Ces charges correspondent à des services dont il profite directement : entretien, petites réparations, consommations.
• Quand tu les récupères via des provisions, tu dois les régulariser une fois par an. Pas le choix.

Mais l'article 23 ne donne pas la liste précise. Pour ça, il renvoie à un autre texte, autrement plus détaillé : le décret de 1987. On y arrive juste après.

Le décret n°87-713 du 26 août 1987 comme référence exhaustive

La loi pose le cadre, mais c'est un décret qui dresse la liste précise. Le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe noir sur blanc toutes les charges que tu peux refacturer à ton locataire. Et il est toujours en vigueur en 2026.

Pourquoi c'est important ? Parce que cette liste est exhaustive. Traduction : si une dépense n'y figure pas, tu ne peux pas la récupérer. Point. Pas d'interprétation, pas de "ça me semble logique". Le texte fait foi, que tu loues vide ou meublé.

Ce que le décret couvre, en gros :

• L'entretien courant de l'immeuble et des parties communes
• Les consommations d'eau et de chauffage collectif
• La propreté et le nettoyage des espaces partagés
• Certaines taxes, comme la TEOM

On déroule la liste complète juste après. Garde ce décret en tête : c'est ta seule référence valable.

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Charges récupérables vs charges non récupérables : la distinction clé

La logique est simple : tout ce qui touche à l'usage courant du logement peut être refacturé au locataire. Tout ce qui relève de l'investissement ou de la structure reste pour toi.

Concrètement, les charges récupérables couvrent trois grands types de dépenses :

• les consommations liées à l'usage (eau, chauffage collectif, électricité des parties communes) ;
• l'entretien courant (nettoyage des parties communes, entretien de l'ascenseur, des espaces verts) ;
• les menues réparations et les consommables (ampoules, petites fournitures).

À l'inverse, les charges non récupérables restent à ta charge exclusive de propriétaire : gros travaux, remplacement d'un équipement vétuste, honoraires de syndic, ravalement de façade. Bref, tout ce qui valorise ton bien sur le long terme.

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La règle pour t'y retrouver ? Si la dépense profite au confort quotidien du locataire, elle est probablement récupérable. Si elle augmente la valeur de ton patrimoine, elle est pour toi. On détaille chaque poste juste après.

Charges récupérables vs charges déductibles : ne pas confondre

Là, ça se complique pour beaucoup de proprios. Parce que deux notions se ressemblent mais n'ont rien à voir.

Les charges récupérables, on vient de le voir, c'est ce que tu refactures à ton locataire. Eau, entretien, ascenseur, parties communes. C'est du concret, du quotidien.

Les charges déductibles, elles, c'est tout autre chose. Ce sont les dépenses que tu retires de tes revenus fonciers pour payer moins d'impôts. Travaux, intérêts d'emprunt, taxe foncière, assurance, frais de gestion... Bref, ça concerne ta déclaration fiscale, pas la quittance de ton locataire.

Le piège ? Croire qu'une charge déductible est forcément récupérable. Faux. Exemple : la taxe foncière. Tu la déduis de tes impôts, mais tu ne la refactures (presque) pas au locataire.

Retiens donc :

• Récupérable = je refacture au locataire (logique d'usage)
• Déductible = je retire de mes revenus fonciers (logique fiscale)

Deux mécaniques, deux objectifs. Ne les mélange jamais.

La liste complète des charges récupérables par catégorie

Le décret n°87-713 répartit les charges récupérables en grandes familles. Pour chacune, la logique reste la même : tu peux refacturer les consommables, l'entretien courant et les menues réparations. Voici une vue d'ensemble avant de détailler chaque catégorie juste après.

Attention : la liste est limitative. Tout ce qui n'y figure pas reste à ta charge. On déroule chaque poste en détail ci-dessous.

Ascenseurs et monte-charge : électricité, entretien et réparations

Premier poste, et souvent le plus visible sur un décompte : l'ascenseur. Si ton immeuble en est équipé, trois types de dépenses sont récupérables auprès du locataire.

• L'électricité nécessaire au fonctionnement de l'appareil. Logique : il consomme à chaque trajet.
• L'entretien courant prévu au contrat de maintenance. On parle bien du contrat classique signé avec l'ascensoriste, pas d'une refonte complète.
• Les menues réparations, type remplacement de boutons d'appel, d'ampoules de cabine ou de petites pièces d'usure.

Ce qui reste pour toi, en revanche : le remplacement de l'ascenseur, la mise aux normes, ou toute réparation lourde liée à la structure. Ça, c'est de l'investissement, pas de l'usage courant.

Le monte-charge suit exactement la même logique. Consommation, entretien, petites réparations : récupérables. Gros remplacement : à ta charge.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Deuxième gros poste, et pas des moindres : tout ce qui touche à l'eau et au chauffage collectif. Quand ton immeuble fonctionne en collectif, tu peux refacturer :

• L'eau froide et l'eau chaude des locaux privatifs et des parties communes (entretien des compteurs, des canalisations, robinets de puisage des parties communes).
• Le chauffage collectif : combustible, exploitation et entretien courant de la chaudière, des conduits et des installations.

Petit rappel utile : depuis le décret du 23 novembre 2009, une note d'information sur le chauffage et l'eau chaude est obligatoire dans les immeubles collectifs. Elle détaille les consommations réelles et les coûts de production. Pense à la transmettre, ça évite bien des suspicions côté locataire.

Attention, on parle ici d'entretien courant et de menues réparations. Le remplacement complet d'une chaudière vétuste, lui, reste à ta charge. C'est du gros matériel, donc proprio.

Installations individuelles et compteurs

Quand chaque logement a ses propres équipements, la logique change un peu : on facture la conso réelle, pas une quote-part collective. Tu peux récupérer :

• La consommation individuelle d'eau, de chauffage ou d'électricité, mesurée directement au compteur de chaque locataire.
• L'entretien courant des installations individuelles de chauffage et de production d'eau chaude.
• Les menues réparations sur ces mêmes équipements.

Pour la répartition, tu te bases sur les relevés de compteurs. Pas de compteur individuel ? Tu répartis alors selon la surface des logements.

Attention au piège classique : les frais d'installation, de remplacement ou de pose des compteurs ne sont pas récupérables. Même chose pour le télé-relevé. C'est du matériel, donc à ta charge. Tu refactures la conso et l'entretien, jamais le compteur lui-même.

Parties communes intérieures : électricité, nettoyage, entretien

Les couloirs, le hall, la cage d'escalier : tout ce qui sert à tous, mais que personne ne possède vraiment. Et bonne nouvelle, l'entretien de ces espaces partagés est en grande partie récupérable sur ton locataire.

Concrètement, tu peux refacturer :

• L'électricité des parties communes : minuterie, lumière du hall, de l'escalier, des couloirs.
• Le nettoyage courant : produits d'entretien, balayage, lavage des sols, sortie des poubelles.
• Les menues réparations des équipements communs : remplacement d'une ampoule, d'un interrupteur, petites bricoles d'usage.

La règle est simple : c'est l'entretien courant et les petites réparations qui passent côté locataire. Dès que tu touches au gros (remplacer toute l'installation électrique du hall, par exemple), ça redevient ta facture. On y reviendra plus bas.

Espaces extérieurs : espaces verts, jardinage, parkings, aires de jeux

On sort à l'air libre. Les espaces extérieurs de l'immeuble génèrent eux aussi des dépenses récupérables, tant qu'il s'agit d'entretien courant et pas de gros aménagements. Voilà ce que tu peux refacturer au locataire :

• Les espaces verts : tonte, taille des haies, arrosage, remplacement des plantes et fleurs, et le salaire du jardinier qui s'en occupe.
• Les voies de circulation et les abords : nettoyage, entretien courant, petites réparations.
• Les aires de stationnement : entretien et exploitation des parkings communs.
• Les aires et équipements de jeux : entretien des jeux et du mobilier extérieur partagé.

La règle reste la même que partout : c'est l'entretien qui passe sur les charges, pas l'investissement. Replanter un arbre coupé par une tempête ou refaire l'enrobé du parking, ça reste pour ta pomme. Pour le détail légal, tout est listé dans le décret n°87-713.

Charges de gardien et de concierge : règles des 75 % et 40 %

Le gardien, c'est le cas le plus retors de ta liste de charges récupérables. Pourquoi ? Parce que son salaire n'est jamais récupérable à 100 %. Tout dépend de ce qu'il fait au quotidien.

La règle, fixée par le décret de 1987, repose sur deux tâches : le nettoyage des parties communes et la sortie des poubelles. Et selon qu'il en assure une ou les deux, le pourcentage change :

Le reste ? À ta charge, sans discussion. Ça vaut aussi pour les concierges logés sur place avec un logement de fonction.

Les taxes et redevances récupérables auprès du locataire

Toutes les charges récupérables ne sont pas des dépenses d'entretien. Certaines taxes et redevances locales figurent elles aussi dans la liste fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987, et tu as parfaitement le droit de les refacturer à ton locataire.

Trois lignes principales à connaître :

• La taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) : la plus courante, récupérable intégralement dès qu'elle apparaît sur ton avis de taxe foncière.
• La taxe de balayage : pour le nettoyage des trottoirs et voies publiques, applicable dans certaines communes.
• La redevance d'assainissement : elle couvre l'entretien et le traitement des eaux usées, récupérable en totalité.

Le point commun de ces trois taxes ? Elles sont récupérables à 100 %, à condition de les justifier avec l'avis ou la facture correspondante. Pas de papier, pas de récupération. On détaille chacune juste en dessous.

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La taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM)

La star des taxes récupérables, c'est elle. La TEOM finance la collecte de tes poubelles, et tu peux la refacturer en totalité à ton locataire. Logique : c'est lui qui les remplit.

Où la trouver ? Sur ton avis de taxe foncière. La TEOM y figure comme une ligne distincte, à côté de la taxe foncière elle-même (qui, elle, reste à ta charge, on y revient plus bas).

Concrètement, tu récupères le montant exact inscrit sur l'avis, sans majoration. Pas de marge, pas d'arrondi créatif. Si le bien est loué une partie de l'année seulement, tu calcules au prorata des mois d'occupation.

Petit piège fréquent : ne confonds pas la TEOM avec les frais de gestion des ordures du syndic. Ce sont deux choses différentes, et facturer les deux pour la même prestation, c'est non.

Pour estimer le montant à refacturer sans te tromper, jette un œil à notre calculateur de taxe d'ordures ménagères. Et pour tout comprendre, on a fait un article complet sur la TEOM.

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La taxe de balayage

Moins connue que la TEOM, mais bien réelle. La taxe de balayage finance le nettoyage des voies publiques situées devant ton immeuble. En clair : balayer les trottoirs et les caniveaux qui longent ta propriété.

Elle ne s'applique pas partout. Seules certaines communes l'ont instaurée, Paris en tête. Si la tienne ne la prélève pas, tu n'as rien à récupérer.

Quand elle existe, elle figure bien dans la liste des charges récupérables prévue par le décret de 1987, au titre des impositions et redevances. Tu peux donc la refacturer en totalité à ton locataire.

Où la dénicher ? Sur ton avis de taxe foncière, où elle apparaît en ligne distincte. Pense à conserver ce justificatif : c'est ta preuve au moment de la régularisation annuelle.

La redevance d'assainissement

Dernière de la liste, mais pas la moins utile : la redevance d'assainissement. Elle finance l'entretien et le traitement des eaux usées de ton immeuble. Tout ce qui part dans les canalisations, en gros. Et comme c'est ton locataire qui utilise l'eau au quotidien, tu peux lui refacturer cette redevance en totalité.

Là encore, une seule condition : qu'elle apparaisse noir sur blanc sur une facture ou un avis. Généralement, tu la retrouves directement sur ta facture d'eau, parfois mélangée au prix du mètre cube consommé. Repère bien la ligne dédiée pour isoler le montant exact.

Bref, comme la TEOM et la taxe de balayage, l'assainissement fait partie des taxes intégralement récupérables prévues par le décret. Un justificatif, et le tour est joué.

Les charges non récupérables à la charge exclusive du propriétaire

Le principe est simple : le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe une liste limitative. Tout ce qui n'y figure pas reste sur ton dos, point. Les charges non récupérables, ce sont donc toutes les dépenses qui dépassent l'usage courant du logement : gros œuvre, gestion, assurance perso.

Retiens la logique : tout ce qui relève de l'entretien quotidien et de l'usage par ton locataire est récupérable. Tout ce qui touche à la structure, à la valeur du bien ou à ta propre gestion reste pour toi. On détaille chaque catégorie juste en dessous.

Gros travaux et rénovations importantes

Tout ce qui touche à la structure ou aux gros équipements, c'est pour toi. Le ravalement de façade, la réfection de la toiture, le remplacement d'une chaudière collective ou d'un ascenseur en fin de vie : aucune chance de le faire passer sur le dos de ton locataire.

La règle est nette : le locataire paie l'usage courant et le petit entretien, jamais le gros œuvre. Concrètement, restent à ta charge :

• Le ravalement de façade et la réfection des murs extérieurs
• Le remplacement complet d'un équipement vétuste (chaudière, ascenseur, canalisations)
• Les travaux de rénovation et de mise aux normes
• Les grosses réparations liées à la vétusté du bâti

L'idée derrière tout ça ? Ces dépenses valorisent ton patrimoine, pas le confort quotidien du locataire. Logique qu'elles te reviennent. Pour distinguer l'entretien normal de la vétusté facturable, jette un œil à notre article sur la vétusté en location.

Honoraires et frais de syndic

Le syndic gère ton immeuble, c'est super. Mais c'est toi qui le payes, pas ton locataire. Les honoraires de syndic, ces frais de gestion courante de la copropriété, restent intégralement à ta charge. Et c'est logique : le syndic travaille pour le compte des copropriétaires, pas des occupants.

Concrètement, voici ce que tu ne peux jamais refacturer :

• Les honoraires de gestion du syndic (sa rémunération de base)
• Les frais de tenue d'assemblée générale et de comptabilité
• Les frais administratifs liés à la copropriété
• Les frais de procédure ou honoraires d'avocat en cas de litige

Petit point pratique : c'est justement le syndic qui ventile les dépenses entre part récupérable et part non récupérable dans la reddition des comptes annuelle. Tu retrouves le montant à reporter sur ton locataire dans la synthèse définitive, sans calcul à refaire. Pratique pour ta régularisation annuelle des charges.

Assurance du propriétaire et grosses réparations

Ton assurance propriétaire non occupant (PNO), c'est aussi pour ta pomme. Elle couvre ton bien et ta responsabilité de bailleur, donc impossible de la refacturer au locataire. Pareil pour les contrats qui protègent tes revenus, comme une assurance loyer impayé : ces primes restent dans ta colonne de dépenses, jamais dans le décompte de charges.

Du côté des réparations, la règle suit le Code civil. Les grosses réparations, celles qui touchent au gros œuvre ou à la solidité du bâtiment, t'incombent totalement. Ton locataire ne paye que l'entretien courant et les menues réparations du quotidien.

À retenir pour bien trier :

• PNO et assurances bailleur : 100 % pour toi.
• Grosses réparations (murs porteurs, toiture, etc.) : pour toi aussi.
• Entretien courant et menues réparations : récupérable sur le locataire.

Tu mélanges les deux dans une régularisation ? C'est l'erreur classique qui finit en litige.

Tableau récapitulatif des charges récupérables et non récupérables 2026

Tu as parcouru toutes les catégories en détail. Place maintenant tout ça côte à côte pour y voir clair en un coup d'œil. Ce tableau résume qui paie quoi, en s'appuyant sur le décret n°87-713 du 26 août 1987, toujours la référence en 2026.

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Charges récupérables sur le locataire

Côté locataire, voici les postes que tu peux refacturer sans souci, tous tirés du décret n°87-713 :

• Ascenseur : électricité, entretien courant, menues réparations
• Eau et chauffage collectifs : consommation, entretien des installations
• Parties communes intérieures : électricité, nettoyage, produits d'entretien, ampoules
• Espaces extérieurs : entretien des espaces verts, jardinage, parkings, aires de jeux
• Gardien ou concierge : 75 % ou 40 % du salaire selon ses missions
• Taxes : TEOM, taxe de balayage, redevance d'assainissement

La logique est toujours la même : ce qui relève de l'usage quotidien, de l'entretien et des consommables file sur le locataire. Les menues réparations aussi, tant qu'elles restent dans le courant. Pour les montants, notre simulateur de charges récupérables te sort un décompte propre, et celui de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères gère la part TEOM.

Charges qui restent au propriétaire

À l'inverse, voici les postes qui restent collés à ton compte de propriétaire, sans possibilité de les refacturer :

• Gros travaux : ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement d'équipements vétustes
• Honoraires de syndic : frais de gestion et d'administration de la copropriété
• Grosses réparations : tout ce qui touche au gros œuvre (article 606 du Code civil)
• Assurance PNO : ta propre assurance propriétaire non occupant
• Dépenses exceptionnelles : réaménagement d'un parking ou d'une aire de jeux, par exemple

La logique est simple : le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe une liste limitative. Tout ce qui n'y figure pas reste pour ta pomme, point. Pas d'interprétation possible, pas de zone grise. Si une dépense n'est pas listée, elle ne se récupère pas sur le locataire.

Comment récupérer les charges : provisions ou forfait

Maintenant que tu sais quelles charges tu peux refacturer, reste à choisir comment tu les récupères. Et là, deux options s'offrent à toi.

Soit tu fonctionnes avec des provisions sur charges : chaque mois, le locataire verse une avance, et tu fais le point une fois par an. Trop versé ? Tu rembourses. Pas assez ? Tu réclames le complément. C'est le système classique en location vide, encadré par la loi du 6 juillet 1989.

Soit tu optes pour un forfait de charges, possible uniquement en meublé. Là, montant fixe, pas de régularisation, pas de décompte annuel. Simple, mais à manier avec prudence : si tu vises trop bas, c'est pour ta poche.

Le bon choix dépend de ton type de bail et de ton appétit pour la paperasse. On décortique tout ça juste en dessous.

Le système des provisions sur charges mensuelles

Le principe est simple : chaque mois, en plus du loyer, ton locataire verse une somme estimée pour couvrir les charges. C'est ce qu'on appelle la provision. Tu ne factures pas le montant exact au centime près, tu avances une estimation basée sur les dépenses réelles.

Pour fixer ce montant, deux sources fiables :

• Le budget prévisionnel de la copropriété, si ton logement en fait partie
• Les charges réelles de l'année précédente, si tu as l'historique

Avantage du système : c'est le plus répandu et le plus souple. L'inconvénient, c'est qu'il demande de la rigueur. Une fois par an, tu fais une régularisation pour comparer ce que ton locataire a payé et ce qu'il a réellement consommé. S'il a trop versé, tu rembourses. S'il a sous-payé, il complète. On revient en détail sur cette étape un peu plus loin.

Le forfait de charges en location meublée : conditions et limites

Deuxième option, réservée à la location meublée : le forfait de charges. Ici, tu fixes une somme fixe, versée chaque mois avec le loyer, point final. Pas de calcul au cent près, pas de paperasse à la fin de l'année.

Le gros avantage : aucune régularisation annuelle. Le forfait reste figé, même si tes charges réelles grimpent ou baissent. Pratique, mais ça coupe dans les deux sens.

Deux règles à garder en tête :

• Le montant doit rester cohérent avec les charges réelles. Tu ne peux pas gonfler le forfait pour arrondir tes fins de mois.
• Une fois le forfait choisi, pas de retour en arrière ni de complément à réclamer si tu as sous-estimé.

Provisions ou forfait : quel mode choisir ?

Le bon choix dépend surtout de ton type de location. En meublé, tu peux opter pour l'un ou l'autre. En vide, le forfait n'existe pas : ce sont les provisions, point. Voici de quoi t'y retrouver d'un coup d'œil.

En clair : les provisions, c'est la sécurité. Tu factures ce que tu paies vraiment, ni plus ni moins. Le forfait, c'est la tranquillité, mais tu pries pour que les charges ne flambent pas. Si tes charges sont stables et faibles, le forfait simplifie la vie. Sinon, mise sur les provisions. Pour creuser le sujet, on compare tout dans notre guide provision sur charges ou forfait.

Calculer et fixer le montant des provisions sur charges

Reste une question : combien tu demandes chaque mois ? Trop bas, et tu te retrouves avec une grosse régularisation qui passe mal. Trop haut, et ton locataire avance de l'argent pour rien. L'idée, c'est de viser juste.

La provision se calcule sur des bases concrètes, pas au feeling :

• Le budget prévisionnel de copropriété, voté en assemblée générale, qui estime les dépenses de l'année à venir.
• Les charges réelles de l'année précédente, le repère le plus fiable quand tu as déjà de l'historique.

Bonne nouvelle si tu es en copropriété : tu n'as quasiment rien à calculer. C'est le syndic qui ventile les charges et t'indique la part récupérable dans la synthèse envoyée après la reddition des comptes. Tu n'as plus qu'à reporter ce montant, divisé sur 12 mois.

Reste ensuite à comprendre comment ces charges sont réparties entre les copropriétaires. C'est là qu'interviennent les tantièmes.

Base de calcul : budget prévisionnel et charges antérieures

Pour fixer le bon montant, tu ne sors pas un chiffre au hasard. Deux bases servent de référence, selon ta situation.

• En copropriété : tu t'appuies sur le budget prévisionnel voté en assemblée générale. C'est lui qui estime les dépenses à venir (entretien, eau, gardien...) pour l'année. Tu en récupères la part récupérable, répartie selon les tantièmes de ton lot.
• Hors copropriété (maison individuelle, par exemple) : tu te bases sur les charges réelles de l'année précédente, c'est-à-dire les montants arrêtés lors de la dernière régularisation.

L'idée, c'est de coller au plus près de la réalité. Plus ton estimation est juste, moins la régularisation annuelle réserve de surprises. Garde bien tous tes justificatifs (budget prévisionnel, relevés, factures) : ils servent de preuve et te seront réclamés au moment des comptes.

La répartition en copropriété : tantièmes et clés de répartition

En copropriété, le syndic ne répartit pas les charges au pif. Chaque lot détient des tantièmes (ta quote-part dans l'immeuble), et c'est sur cette base que tombe ta part de charges. Plus ton lot pèse lourd dans la copro, plus ta facture grimpe.

Mais tous les postes ne suivent pas la même logique. Certaines charges ont leur propre clé de répartition :

Du montant total qui revient à ton lot, tu ne refactures au locataire que la part récupérable (voir la liste plus haut). Le reste reste pour toi. Garde bien le décompte du syndic : il te servira de justificatif au moment de la régularisation.

Montants moyens de charges par typologie de logement

Pas de chiffre officiel ici : les montants varient selon l'immeuble, les équipements et la région. Mais quelques ordres de grandeur t'aident à te situer et à éviter les estimations délirantes.

Ce qui fait gonfler la facture ? Le chauffage collectif, l'ascenseur, et surtout un gardien. À l'inverse, un petit immeuble sans services affiche des charges légères.

La régularisation annuelle des charges locatives

Encaisser des provisions, c'est bien. Mais ce n'est qu'une avance. Une fois par an, tu fais les comptes pour de vrai : c'est la régularisation des charges. On lui a même dédié un guide complet de la régularisation, mais voici l'essentiel.

Le principe est simple. Tu compares ce que le locataire t'a versé (les provisions) avec ce qu'il a réellement consommé (les charges effectives de l'année). Trois cas possibles :

• Trop perçu : tu rembourses la différence au locataire.
• Pas assez perçu : tu lui réclames un complément.
• Pile poil : ça arrive, mais c'est rare.

Cette régularisation est obligatoire chaque année, que ton bail soit vide ou meublé, sauf si tu appliques un forfait de charges en meublé (là, pas de régul possible).

Quelques règles à ne pas zapper :

• Tu transmets le décompte par nature de charges au moins un mois avant la régularisation.
• Tu gardes les justificatifs à disposition pendant 6 mois.

On détaille tout ça juste en dessous, délais et modèle de décompte compris.

Une régularisation annuelle obligatoire pour les provisions

Pour les provisions sur charges, la régularisation n'est pas une option : c'est une obligation légale, posée par l'article 23 de la loi de 1989. Au moins une fois par an, tu compares les provisions encaissées avec les charges réellement dépensées.

Le résultat tombe dans un sens ou dans l'autre :

• Tu as trop encaissé ? Tu rends la différence au locataire.
• Pas assez ? Tu réclames le complément.

En copropriété, pas de prise de tête : le syndic décompose les charges récupérables dans la synthèse définitive envoyée après la reddition des comptes annuelle. Tu reprends simplement la part récupérable indiquée, sans refaire les calculs à la main.

Attention : un forfait de charges (souvent utilisé en meublé), lui, ne se régularise jamais. Provisions = régularisation obligatoire, forfait = montant figé. À ne pas mélanger.

Gestion du trop-perçu et du complément à demander

Une fois les comptes faits, deux scénarios. Soit tu as encaissé trop, soit pas assez.

Le trop-perçu. Tes provisions dépassent les charges réelles ? L'excédent appartient au locataire. Tu dois le lui rembourser, point. Concrètement, tu peux le rendre directement ou le déduire de sa prochaine mensualité de loyer. Pas le droit de le garder « pour plus tard ».

Le complément à demander. Si les charges réelles dépassent ce que tu as encaissé, le locataire te règle la différence. C'est le solde dû. Tu peux le réclamer dès le décompte transmis.

Dans les deux cas, une règle d'or : tu ne demandes rien et ne rembourses rien sans justificatifs à l'appui. Le décompte par nature de charges, c'est ton meilleur ami pour éviter les litiges. Une gestion carrée, et tout le monde reste zen.

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Délais à respecter et prescription applicable

Côté timing, deux délais à garder en tête.

D'abord, la prescription. Tu disposes de 3 ans pour réclamer des charges oubliées ou mal régularisées. Ce délai est fixé par l'article 7-1 de la loi de 1989. Passé ce cap, tu ne peux plus rien réclamer au locataire. Et l'inverse est vrai aussi : ton locataire a 3 ans pour contester ou récupérer un trop-perçu.

Ensuite, l'information préalable. Tu dois communiquer le décompte au locataire un mois avant la régularisation. Ça lui laisse le temps de vérifier, de poser ses questions, et d'éplucher les justificatifs s'il le souhaite.

Tu encaisses des provisions sur ta quittance de loyer ? Pense à les régulariser dans les temps.

Étalement sur 12 mois en cas de régularisation tardive

Attention, traîner pour régulariser, ça se paie. Si tu n'as pas bouclé ta régularisation dans l'année qui suit l'exigibilité des charges, le locataire gagne un droit : celui d'étaler son paiement.

Concrètement, imagine que tu réclames d'un coup un complément de charges pour une année passée depuis longtemps. Le locataire peut t'opposer un paiement échelonné sur 12 mois. Au lieu de sortir la somme en une fois, il la lisse sur une année entière. Et tu ne peux pas refuser.

La règle est claire : ce droit s'active dès que la régularisation n'a pas été faite avant le terme de l'année civile suivant celle de l'exigibilité. Le complément reste dû, mais le rythme de remboursement t'échappe.

La morale ? Régularise dans les temps. Une fois par an, tranquille, tu évites ce genre de mauvaise surprise et tu gardes la main sur ta trésorerie.

Modèle de décompte annuel des charges

Concrètement, à quoi ressemble un bon décompte ? Pas besoin d'un document compliqué. L'essentiel, c'est qu'il soit clair et ventilé par nature de charges. Voici les rubriques à faire apparaître :

Si tu es en copropriété, bonne nouvelle : tu n'as quasiment rien à calculer. Ton syndic t'envoie un décompte global après la reddition des comptes, avec la part récupérable déjà indiquée. Tu n'as plus qu'à reprendre ces montants. Et n'oublie pas : ce décompte doit partir un mois avant la régularisation.

Pour aller plus vite, on a un simulateur de charges récupérables qui te sort un décompte propre en PDF.

Justificatifs et obligations de transparence du bailleur

La transparence, c'est ce qui transforme une régularisation contestable en décompte béton. Et la loi ne te laisse pas le choix : tu dois prouver chaque euro réclamé.

Trois obligations à respecter pour rester carré :

• Détailler les charges par nature, jamais un montant global balancé sans explication.
• Tenir les justificatifs à dispo pendant 6 mois après l'envoi du décompte (factures, relevés, budget prévisionnel de copro).
• Fournir le mode de calcul utilisé pour répartir la part qui revient à ton locataire.

Ces règles valent autant pour la location vide que meublée, sauf si tu appliques un forfait de charges en meublé. Dans ce cas, pas de justificatifs à fournir, mais pas de régularisation possible non plus.

Bref : un décompte clair, des preuves accessibles, un calcul transparent. C'est ce qui permet à ton locataire de vérifier que tu ne lui factures pas la lune.

Décompte par nature de charges à transmettre au locataire

Première obligation : envoyer un décompte ventilé par nature de charges. Pas un montant global balancé sans explication. Le locataire doit voir le détail, poste par poste : ascenseur, eau froide, chauffage, entretien des parties communes, espaces verts, gardien… Bref, chaque ligne de la liste du décret n°87-713 doit apparaître clairement.

Bonne nouvelle si tu es en copropriété : tu n'as quasiment rien à calculer. Le syndic fait le boulot pour toi. Chaque année, après la reddition des comptes, tu reçois un décompte global qui ventile déjà les dépenses par nature et indique la part récupérable sur ton locataire. Tu n'as plus qu'à reprendre cette colonne.

Tu loues en direct, sans syndic ? À toi de ventiler toi-même chaque poste. C'est un peu plus de travail, mais c'est ce qui rend ta régularisation incontestable.

Accès aux pièces justificatives pendant 6 mois

Deuxième obligation, et pas des moindres : tenir les pièces justificatives à disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Factures, contrats d'entretien, relevés de consommation, appels de fonds du syndic... Tout ce qui prouve les montants réclamés doit être consultable.

Concrètement, le locataire peut te demander à vérifier ces documents. Tu n'es pas obligé de lui en envoyer une copie d'office, mais tu dois lui permettre de les consulter, sur place ou par tout moyen pratique.

Cette règle vaut autant pour les locations vides que meublées, sauf si tu appliques un forfait de charges en meublé (là, pas de justificatifs à fournir, mais pas de régularisation possible non plus).

Le conseil : garde tout au chaud, classé par poste. Si un locataire conteste, tu sors tes preuves en deux minutes. Pas de justificatifs = charges contestables.

Documents à fournir et récapitulatif sur demande

Troisième obligation : sur demande de ton locataire, tu dois lui transmettre un récapitulatif des charges du logement, par voie postale ou dématérialisée. Cette règle existe depuis le 1er septembre 2015 (article 23 de la loi de 1989) et renforce la lisibilité du décompte.

Concrètement, voici ce que ton locataire doit recevoir :

• Le décompte par nature de charges (ascenseur, eau, chauffage, parties communes...)
• Le récapitulatif par catégorie (sur demande), qui regroupe les postes pour une vision claire en un coup d'œil
• Le mode de répartition entre locataires en immeuble collectif (tantièmes, surface, nombre d'occupants)

Et si ton immeuble est équipé d'un chauffage ou d'une eau chaude collectifs, tu joins au décompte une note d'information sur les modalités de calcul de ces charges. Le but : que ton locataire comprenne d'où sortent les chiffres, sans avoir à jouer les détectives.

Pour générer un décompte propre et conforme, notre simulateur de charges récupérables te fait gagner un temps fou.

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Litiges et erreurs fréquentes à éviter

Même avec les meilleures intentions, les charges locatives génèrent leur lot de désaccords. La bonne nouvelle ? La plupart se règlent à l'amiable, à condition de connaître les pièges classiques.

Les erreurs reviennent presque toujours aux mêmes : récupérer une charge qui ne figure pas dans le décret n°87-713, oublier de fournir les justificatifs, ou réclamer une régularisation hors délai. Trois fautes simples, mais qui peuvent te coûter cher en cas de contestation.

Le réflexe de base : vérifier chaque poste avant de l'imputer au locataire. Une charge mal classée, et c'est le remboursement assuré.

On passe en revue les litiges les plus fréquents, comment les éviter, et quoi faire quand le ton monte. Spoiler : la conciliation reste presque toujours la meilleure option, pour ton portefeuille comme pour la relation avec ton locataire.

Charges illégalement récupérées sur le locataire

L'erreur la plus fréquente ? Facturer une charge qui ne figure pas dans le décret n°87-713 du 26 août 1987. Cette liste est exhaustive : tout ce qui n'y apparaît pas reste à ta charge, point. Pas de "petit arrangement" possible.

Les classiques qu'on essaie (à tort) de refacturer au locataire :

• Les honoraires de syndic : 100 % pour toi.
• Les gros travaux (ravalement, réfection de toiture, remplacement d'un ascenseur).
• L'assurance propriétaire non-occupant.
• La taxe foncière, hors TEOM (on t'explique pourquoi dans cet article dédié).

En copropriété, c'est ton syndic qui ventile les charges récupérables dans la reddition de comptes. Tu n'as qu'à reprendre la part récupérable indiquée. Mais vérifie quand même : une erreur de ventilation, ça arrive, et c'est toi qui devras rembourser.

Défaut ou absence de justificatifs des charges

Pas de décompte clair, pas de justificatifs sous la main, ou un locataire qui réclame de voir les factures sans réponse ? Tu t'exposes direct à des ennuis.

La loi est nette : tu dois pouvoir prouver chaque euro facturé. Concrètement, ça veut dire :

• Conserver les justificatifs pendant 6 mois après l'envoi du décompte, et les tenir à dispo du locataire qui veut les consulter.
• Détailler les charges par nature (eau, chauffage, entretien, etc.), pas un montant global balancé sans explication.
• Transmettre le récapitulatif des charges classé par catégorie, si ton locataire en fait la demande.

Sans ces pièces, ta régularisation devient contestable. Le locataire peut refuser de payer le complément, voire réclamer le remboursement de sommes déjà versées. Et un juge te donnera rarement raison si tu débarques les mains vides.

Le réflexe à adopter : archive tout au fur et à mesure. Factures, relevés de copro, attestations d'entretien. Le jour où ça coince, tu seras content de les avoir.

Recours du locataire et résolution amiable ou contentieuse

Quand un locataire conteste tes charges, pas de panique. La voie amiable, c'est toujours le premier réflexe. Un échange clair, le décompte détaillé et les justificatifs sur la table suffisent souvent à régler le malentendu.

Si le dialogue coince, voici les étapes classiques :

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Petit rappel utile : le locataire dispose de 3 ans pour contester ou réclamer un remboursement (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Autant dire qu'un décompte carré et des justificatifs accessibles t'évitent bien des migraines.

Questions fréquentes sur les charges récupérables

Encore quelques questions qui reviennent souvent ? On a regroupé ici les réponses les plus utiles pour t'éviter les erreurs classiques et les prises de tête avec ton locataire.

Quelle est la liste complète des charges récupérables prévues par le décret ?

Tout part d'un seul texte : le décret n°87-713 du 26 août 1987, toujours en vigueur en 2026. Il fixe une liste limitative des charges récupérables. Traduction : seules les dépenses qui y figurent noir sur blanc peuvent être refacturées à ton locataire. Tout le reste reste pour ta pomme.

Cette liste couvre, par grandes catégories :

• l'ascenseur et le monte-charge (électricité, entretien, petites réparations) ;
• l'eau froide, l'eau chaude et le chauffage collectif ;
• les parties communes intérieures (électricité, nettoyage, produits) ;
• les espaces extérieurs (espaces verts, parkings, aires de jeux) ;
• les frais de gardien ou de concierge, selon les règles des 75 % et 40 % ;
• certaines taxes et redevances locales, comme la TEOM.

Le détail complet, c'est l'annexe du décret, consultable sur economie.gouv.fr. Un doute sur un montant ? Notre simulateur de charges récupérables te sort un décompte clair en quelques clics.

Comment calculer les provisions sur charges ?

Deux cas de figure, deux méthodes. En copropriété, tu pars du budget prévisionnel voté en assemblée générale. Tu repères les charges récupérables, tu appliques les tantièmes du lot loué, et tu divises par douze pour obtenir la provision mensuelle.

Hors copropriété (une maison, un petit immeuble en direct), tu te bases sur les charges réelles de l'année précédente. Tu fais le total des dépenses récupérables, tu lisses sur douze mois, et voilà ta provision.

Dans les deux cas, la règle d'or : viser au plus juste. Une provision trop basse, et c'est la grosse régularisation surprise pour ton locataire. Trop haute, et tu lui rends du trop-perçu chaque année.

Pour gagner du temps sur le calcul et éditer un décompte propre, jette un œil au simulateur de charges récupérables.

Quel est le délai pour régulariser ou contester des charges ?

Deux délais à garder en tête, et ils ne jouent pas dans le même sens.

Côté régularisation, tu peux réclamer les charges sur les 3 dernières années. C'est le délai de prescription fixé par la loi de 1989. Au-delà, c'est trop tard, tu ne peux plus rien récupérer. Donc si tu as oublié de régulariser l'an dernier, pas de panique : tu as encore le temps de te rattraper.

Côté locataire, même règle. Il dispose aussi de 3 ans pour contester un décompte ou réclamer un trop-perçu. Concrètement, il peut te demander de justifier des charges payées jusqu'à 3 ans en arrière.

Petit rappel utile : pendant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, tu dois tenir les pièces justificatives à sa disposition. Factures d'eau, contrats d'entretien, décompte du syndic... tout ce qui prouve les montants annoncés.

Pour calculer une régul propre, le simulateur de charges récupérables te sort un décompte clair en quelques clics.

La TEOM est-elle toujours récupérable ?

Oui, mais avec une nuance importante. La TEOM fait partie des charges récupérables : tu peux la refacturer à ton locataire, et c'est même prévu noir sur blanc par le décret. Logique, c'est lui qui produit les ordures qu'on vient ramasser.

Mais attention au piège. Tu ne récupères que la part qui concerne l'enlèvement des ordures. Ta taxe foncière inclut souvent des frais annexes (frais de gestion, taxe spéciale) qui, eux, restent à ta charge. Pas question de refiler la totalité de l'avis d'imposition.

Concrètement : tu prends le montant de la TEOM tel qu'il figure sur ton avis de taxe foncière, et tu le répercutes. Rien de plus. Et garde le justificatif sous la main, ton locataire peut le réclamer.

On détaille tout ça dans notre article dédié à la TEOM et aux charges locatives.

Peut-on régulariser un forfait de charges en meublé ?

Non, et c'est tout l'intérêt du forfait. En meublé (ou en bail mobilité), tu peux choisir entre deux modes : la provision sur charges classique, ou un forfait mensuel dont le montant est inscrit directement dans le bail.

La grosse différence ? Le forfait ne se régularise jamais. Pas de décompte annuel, pas de trop-perçu à rendre, pas de complément à réclamer. Tu encaisses le montant convenu, point. C'est simple, mais ça coupe les deux côtés : si les charges réelles explosent, tu ne peux pas te rattraper sur ton locataire.

Petite nuance à connaître :

• En meublé classique : tu choisis librement entre provision et forfait.
• En bail mobilité : le forfait est obligatoire, pas le choix.

Le forfait doit rester cohérent avec les charges réelles. Le surfacturer pour grappiller, c'est le meilleur moyen de finir en litige.

Comment appliquer les règles des 75 % et 40 % pour le gardien ?

Tout dépend de ce que fait ton gardien. Deux taux possibles, et ça change tout sur ce que tu peux refacturer :

Le reste reste à ta charge. Logique : un gardien, ce n'est pas qu'un service au locataire, c'est aussi de la gestion d'immeuble qui t'incombe en tant que propriétaire.

Petit piège à éviter : si tu remplaces le gardien par une entreprise de nettoyage externe, ces règles ne s'appliquent plus. Là, c'est 100 % récupérable, mais sur la ligne « entretien des parties communes », pas « gardiennage ». À bien distinguer dans ton décompte.

Que se passe-t-il en cas de régularisation tardive ?

Tu rates juste la deadline ? Pas de panique, mais ça se complique. La régularisation des charges doit normalement intervenir chaque année. Si tu traînes au-delà d'un an après la date d'exigibilité, ton locataire a le droit de demander un étalement du paiement sur 12 mois. Concrètement, il peut régler le solde dû en douze mensualités au lieu de tout payer d'un coup.

Et si tu attends vraiment trop longtemps ? La prescription joue contre toi : au-delà de 3 ans, tu ne peux plus réclamer les charges oubliées. Le locataire profite du même délai pour contester celles déjà payées.

Bref, la régularisation tardive, c'est jouable, mais ça te fait perdre du levier. Le réflexe gagnant : régularise chaque année, justificatifs à l'appui. Tu gardes la main, et ton locataire reste serein.